Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) structure de gouvernance

Introduction

La structure de gouvernance de l’AIPRP a pour objectif de clarifier la manière dont le SPPC respecte ses obligations en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Organismes de surveillance du SPPC

Les organismes de surveillance suivants jouent un rôle dans la gouvernance de l’AIPRP au SPPC :

Conseil exécutif
Il établit les orientations et les priorités stratégiques du SPPC et surveille leur mise en œuvre. Le Conseil est présidé par le directeur des poursuites pénales (DPP) et comprend les directeurs adjoints des poursuites pénales, l’avocat général principal et directeur général du direction générale de la gestion de la pratique du droit, la directrice générale principale des services internes, la dirigeante principale des finances, l’haute fonctionnaire désignée responsable de l’équité en matière d’emploi, de la diversité et de l’inclusion, et les procureurs fédéraux en chef de tous les bureaux régionaux.
Toutes les politiques et les directives du SPPC relatives à l’AIPRP sont approuvées par le Conseil exécutif. Avant de présenter celles-ci au Conseil exécutif aux fins d’approbation, on mène des consultations auprès des secteurs touchés par les politiques et les directives proposées.
Conseil consultatif supérieur
Il formule des recommandations au Conseil exécutif sur les questions nouvelles, il examine les orientations et les priorités stratégiques en tenant compte des points de vue régionaux, nationaux et horizontaux, et il sert de tribune pour l’intégration horizontale des « leçons apprises » (p. ex. les cadres de gestion du rendement). Le Conseil consultatif supérieur est présidé par le DPP et comprend les directeurs adjoints des poursuites pénales (DAPP), tous les procureurs fédéraux en chef (PFC) et procureurs fédéraux en chef adjoints (PFCA), l’avocat général principal et directeur général du Groupe des avocat(e)s de l’administration centrale, le directeur et avocat général des Conseils et soutien aux poursuites, la directrice et avocate générale des Politiques de poursuite et intégration du savoir, et les agents et cadres supérieurs des services internes.
Comité de sécurité et de gestion de l'information (CSGI)
Il élabore des procédures et des politiques relatives à un programme de sécurité et il formule des recommandations au Conseil exécutif qui portent sur les éléments suivants : la protection des employés, la sécurité de l’information, la sécurité de la technologie de l’information et les enquêtes sur la sécurité. Il aussi recommande au Conseil exécutif une vision, une orientation et des plans stratégiques en gestion de l’information et technologie de l’information, en vue de favoriser une culture qui valorise le partage du savoir, de solides pratiques en gestion de l’information et la préservation de la mémoire de l’organisation. Le comité recommande aussi des protocoles et des pratiques pour la gestion des documents. Le comité est coprésidé par le directeur adjoint de la Direction des poursuites réglementaires et économiques, et de gestion, et le dirigeant principal de l’information, et comprend trois procureurs fédéraux en chef. Le Comité est présidé par le directeur des services administratifs et  dirigeant principal de l'information (DPI), et il comprend les procureures fédéraux en chef de l'Atlantique, des Territoires du Nord-Ouest, d’Alberta, de Saskatchewan, le gestionnaire de la technologie de l'information et Sous-DPI, et le gestionnaire de sécurité et Agent de sécurité du ministère.

Autorité

La structure de gouvernance de l’AIPRP est élaborée sous l’autorité du DPP et elle a été approuvée par le Conseil exécutif du SPPC.

Délégation

Le DPP, à titre d’«  administrateur général  », est responsable de veiller que toute activité du SPPC soit conforme à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels (les lois), aux règlements, ainsi qu’aux politiques, directives et lignes directrices du Conseil du Trésor touchant l’AIPRP. Conformément à l’article 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le DPP a délégué tous les pouvoirs relatifs aux lois au directeur général, Communications et affaires parlementaires, au gestionnaire de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, et au Directeur générale principale, Services ministériels.

Structure organisationnelle de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le Bureau de l’AIPRP est le point central de l’application des lois sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels au SPPC. Il a pour mandat de mettre en œuvre et d’appliquer les lois. Il traite directement avec le public pour ce qui est des demandes d’accès à l’information et des demandes de protection des renseignements personnels, et il agit à titre de centre d’expertise en matière d’AIPRP, en ce sens qu’il permet au SPPC de respecter ses obligations législatives.

Le Bureau de l’AIPRP du SPPC comprend un gestionnaire, deux conseillers principaux en AIPRP, politiques et opérations, deux conseillers en AIPRP, et une analyste subalterne. Le directeur général,  Communications et affaires parlementaires, agit à titre de coordonnateur de l’AIPRP au sein du SPPC. Un avocat qui relève du coordonnateur fournit des conseils juridiques au Bureau de l’AIPRP sur l’application et l’interprétation des lois, des règlements afférents, et de la jurisprudence pertinente.

Structure organisationnelle de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Rôles, responsabilités et obligations de rendre compte

Même s’il incombe essentiellement au DPP de veiller à ce que le SPPC se conforme aux lois, tous les employés et les mandataires jouent un rôle important quant à l’administration de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au sein du SPPC. Ils doivent respecter les lois, les règlements ainsi que les politiques et directives connexes du Conseil du Trésor et du SPPC.

L’organigramme ci-dessous présente les rôles, les responsabilités et les obligations de rendre compte en matière d’AIPRP au sein du SPPC. Chaque bulle de l’organigramme doit être interprétée en fonction des descriptions qui suivent.

Graphique des rôles, responsabilités et obligations

AIPRP - Personnel

Coordonnateur de l’AIPRP
Le directeur général, Communications et affaires parlementaires, est le coordonnateur de l’AIPRP au SPPC; il en est ainsi depuis que le DPP lui a délégué ses pouvoirs en la matière, conformément aux lois. Le coordonnateur supervise l’application des lois ainsi que des règlements afférents et des politiques, directives et lignes directrices connexes.
Gestionnaire de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (gestionnaire de l’AIPRP)
Le gestionnaire de l’AIPRP est directement responsable, au quotidien, de la gestion du Bureau de l’AIPRP; et de ce fait, il coordonne toutes les activités relatives à l’administration des lois et des règlements, et veille au respect des politiques, directives et lignes directrices du Conseil du Trésor portant sur l’AIPRP.
Conseillers principales en AIPRP, politiques et opérations
Les conseillers en AIPRP, politiques et opérations, supervisent les conseillers en AIPRP et l’agent d’AIPRP dans le traitement des demandes d’accès à l’information. De plus, ils aident le gestionnaire à l’AIPRP à mettre à jour le chapitre de Renseignements sur les programmes et les fonds de renseignements, à fournir de la formation interne, et à rédiger les rapports statistiques et annuels sur l'application de la Loi.
Conseillers en AIPRP
Le conseiller en AIPRP est responsable du traitement des demandes d’accès à l’information. Il agit à titre d’agent de liaison entre le demandeur et les personnes-ressources des bureaux régionaux et de l’administration centrale du SPPC.
Agent d’AIPRP
L’agent d’AIPRP s’occupe des tâches administratives et aide les conseillers en AIPRP et le gestionnaire en AIPRP à traiter les demandes d’information. Il se charge aussi de traiter les demandes d’information peu complexes et agit à titre d’agent de liaison entre le demandeur et les personnes-ressources des bureaux régionaux et de l’administration centrale du SPPC.

Obligation de rendre compte et responsabilités partagées en matière d’AIPRP

Directeur des poursuites pénales
Le DPP est l’«  administrateur général  » du SPPC pour ce qui est de la conformité aux lois. Il est responsable de veiller à ce que l’organisation respecte les lois, les réglements ainsi que les politiques, directives et lignes directrices connexes du Conseil du Trésor.
Directeur adjoint des poursuites pénales (Direction des poursuites réglementaires et économiques et de la gestion)
Il aide le SPPC à s’acquitter de ses obligations en matière d’AIPRP qui consistent à veiller à l’application des lois, des règlements et des politiques et directives connexes du Conseil du Trésor.
Directeur adjoint des poursuites pénales (Direction des poursuites en matière de drogues, de sécurité nationale et dans les territoires du Nord)
Il aide le SPPC à s’acquitter de ses obligations en matière d’AIPRP qui consistent à veiller à l’application des lois, des règlements et des politiques et directives connexes du Conseil du Trésor.
Personnes-ressources (directeurs de l’administration centrale et procureurs fédéraux en chef)
En tant que personnes-ressources, les directeurs de l’administration centrale et les procureurs fédéraux en chef en région doivent veiller à ce que leurs bureaux remplissent leurs obligations en matière d’AIPRP, à l’émission de directives relatives à l’AIPRP à l’intention des employés et mandataires, et assurer la liaison avec le Bureau de l’AIPRP du SPPC relativement au respect des lois, des règlements et des politiques et directives connexes du Conseil du Trésor.
Directeur général principal des Services ministériels
Le directeur général principal des Services ministériels exerce le pouvoir du directeur des poursuites pénales, en l’absence du directeur général des Communications et affaires parlementaire et de la gestionnaire du Bureau de l’AIPRP.
Avocat ministériel
L’avocat ministériel formule des conseils juridiques en matière d’AIPRP à l’intention du coordonnateur de l’AIPRP, des employés du Bureau de l’AIPRP et des gestionnaires du SPPC.
Gestionnaires, chefs d’équipe et superviseurs (y compris les superviseurs des mandataires)
Il leur incombe de veiller à ce que le personnel et (ou) les mandataires remplissent leurs obligations en matière d’AIPRP et respectent les lois, les règlements et les politiques et directives connexes du Conseil du Trésoret du SPPC. Ils doivent également examiner et (ou) enquêter sur toute question d’AIPRP portée à leur attention.
Employés et mandataires
Ils doivent se conformer aux exigences des lois, des règlements et des politiques et directives connexes du Conseil du Trésor et du SPPC et assurer la saine gestion des dossiers créés de manière à faciliter l’accès à l’information qu’ils contiennent. Ils doivent aussi rapporter toute violation aux lois à leur superviseur, chef d’équipe ou gestionnaire respectif, ou au Bureau de l’AIPRP.
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