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Conditions d’ententes à terme fixe des mandataires

Douzième partie : iCase

12.1 Critères

Les cabinets mandataires doivent utiliser l’application iCase (iCase) pour comptabiliser leur temps et inscrire les renseignements relatifs aux débours en vue de fournir des comptes par voie électronique au SPPC si leur charge de travail annuelle excède 200 heures.

Seuls les cabinets mandataires utilisant iCase sont tenus aux exigences supplémentaires décrites dans la présente section et énoncées dans le manuel de formation sur iCase à l’intention des mandataires.

12.2 Exigences relatives au matériel

On fera connaître aux cabinets mandataires les exigences minimales relatives au matériel auxquelles satisfaire pour utiliser efficacement iCase. Le cabinet mandataire doit démontrer qu’il répond aux exigences avant de se voir donner accès à l’application iCase.

Les exigences relatives au matériel peuvent changer; il incombe au cabinet mandataire de veiller à se conformer aux nouvelles exigences.

12.3 Formation relative à iCase

Les cabinets mandataires qui utilisent iCase doivent participer à une séance de formation sur iCase. Les dépenses engagées dans le cadre de la participation à cette séance sont visées par les dispositions de la section 4.6.

Après la séance de formation, c’est la coordonnatrice d’iCase du SPPC qui sert de point de contact pour toutes les questions administratives liées aux fonctionnalités opérationnelles et techniques d’iCase.

12.4 Facturation du travail administratif réalisé relativement à iCase

Les cabinets mandataires qui utilisent iCase doivent désigner au moins un administrateur iCase.

Les cabinets mandataires qui utilisent iCase peuvent facturer le travail réalisé par les administrateurs en ce qui touche la création et la fermeture de dossiers dans iCase; un cabinet mandataire peut facturer 0,2 heure pour l’ouverture d’un dossier et 0,1 heure pour la fermeture.

La facturation du travail relatif à la création et à la fermeture des dossiers dans iCase doit être liée à un dossier concernant la Loi réglementant certaines drogues et autres substances (LRCDAS). La facturation des dossiers relatifs à la drogue peut être liée au dossier particulier ou à un dossier général concernant la LRCDAS; toutefois, la facturation du travail qui n’est pas réalisé dans le cadre d’un dossier relatif à la drogue doit être liée à un dossier général concernant la LRCDAS. Les cabinets mandataires qui utilisent l’application iCase et qui n’ont pas de dossier général concernant la LRCDAS doivent créer un tel dossier et demander un numéro de dossier ainsi qu’un numéro de facturation.

12.5 Stockage de données précises dans iCase

Les cabinets de mandataires qui utilisent iCase doivent y inscrire toutes les heures et les dépenses connexes liées aux dossiers traités au nom du directeur des poursuites pénales. Ils doivent également entrer les renseignements suivants dans iCase :

• Tous les accusés doivent être inscrits dans iCase à titre de participants au dossier.
• Toutes les accusations doivent être inscrites au dossier concerné et à la fermeture du dossier, il faut entrer toutes les décisions rendues relativement aux accusations.
• Si le cabinet de mandataires a obtenu l’autorisation d’effectuer des travaux non visés par l’entente (c.-à-d., des travaux à l’extérieur de son ressort; travaux relatifs à un appel, avocats supplémentaires, dépassement de la limite quotidienne de dix heures de travail, autorisation relative aux débours, etc.), on doit l’inscrire dans la page « Particularités » du dossier iCase.
• Tous les dossiers doivent faire l’objet d’une évaluation périodique de la complexité et du risque.
• Les dossiers qui suscitent une importante couverture médiatique à l’échelle nationale doivent être désignés comme pouvant avoir une incidence sur le client dans la page « Évaluation du risque » d’iCase, conformément à la section 8.2.
• Les renseignements sur l’amende (Amende, Amende compensatoire, Suramende) figurant à la page « Monétaire » d’iCase à titre d’une amende imposée.
• Si les codes relatifs aux litiges 34, 435, ou 54 sont utilisés, il faut inscrire la question à la page « Questions » du dossier.
• Les mandataires doivent ajouter leur numéro de fournisseur au numéro de dossier du dossier transféré ou retiré dans iCase. Ils peuvent demander un nouveau numéro de facturation en présentant un « RAD » qui comprend le numéro de dossier du dossier transféré ou retiré.

12.6 Facturation / formulaires de facturation

Un cabinet mandataire peut facturer aux SPPC les services rendus au moyen de deux formulaires – Relevé de compte et Détails des travaux effectués.

12.6.1 Facturation des comptes relatifs à la drogue

Le cabinet mandataire présente les états de compte pour le travail relatif à la drogue par voie électronique; par conséquent, il n'est pas nécessaire de certifier et d’attester ces comptes. Le cabinet mandataire n’est pas tenu de présenter les reçus des débours avec la version électronique des états de comptes pour les dossiers relatifs à la drogue; toutefois, le cabinet mandataire doit être prêt à produire ces reçus sur demande.

12.6.2 Facturation des comptes non liés à la drogue

Lorsqu’il présente les états de compte pour des dossiers qui ne sont pas liés à la drogue par voie électronique, le cabinet mandataire doit fournir une copie imprimée à l’organisme concerné pour certification et attestation. L’Unité de coordination des mandataires – Opérations comptables traitera le compte seulement lorsqu’elle recevra la copie certifiée, les factures originales et la preuve de paiement de tous les débours de plus de 25 $.

12.7 Dossiers pour la comptabilisation du temps – moins d'une heure

Les cabinets mandataires qui utilisent iCase devraient ouvrir un dossier pour des dossiers de la cour des comparutions qui servira à l'enregistrement de périodes de temps consacrées, par exemple, aux enquêtes relatives à la remise en liberté, la détermination de dates, les plaidoyers de culpabilité et les demandes de remise pour des causes de faible à moyenne complexité. Lorsque c'est commode, nous encourageons les avocats à inscrire à un dossier précis les périodes de moins d'une heure passées en salle de comparution pour des questions courantes. Les avocats qui consacrent plus d’une heure à une affaire donnée ne peuvent utiliser ce dossier.

12.8 Fermeture des dossiers

Les cabinets mandataires qui utilisent iCase doivent fermer électroniquement le dossier dans iCase lorsque le travail relatif à l'affaire est terminé.

La fermeture du dossier comprend la saisie des résultats pour toutes les accusations relatives au dossier de chaque accusé, la consignation de tous les montants pécuniaires (p. ex., amendes, suramendes compensatoires), le cas échéant, et la modification de l’état du dossier.

NOTA : Le dossier doit être examiné pour veiller à ce que les renseignements contenus dans iCase concernant le dossier sont exacts et à jour.

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Date de modification :

2010-08-18